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Menos tecnología en las reuniones para ser más productivo

Prohibir el celular en estas instancias y reducir el uso del correo electrónico fomenta la creatividad.2

Por: Emma Jacobs, FT

Publicado: Miércoles 28 de febrero de 2018 a las 04:00 hrs.

Poco después de crear Hello Alfred, una app que ofrece servicios de asistencia como hacer la compra y la limpieza, Marcela Sapone y Jessica Beck razonaron que para que la compañía creciese, sus empleados necesitaban hacer una pausa para reflexionar a mitad de la semana laboral.

Los trabajadores se beneficiarían al disfrutar de un respiro de operaciones y reuniones. En 2014, la compañía convirtió el miércoles en un “día de recuperación”. Los empleados no visitarían las casas o las oficinas de los clientes. “Cuando un cliente lo solicita, sobre todo si se trata de una petición VIP o muy rentable, resulta difícil oponerse. Los clientes entienden la situación cuando se les explica”, asegura Sapone. En lugar de marcharse, los clientes se adaptaron, y envían las solicitudes el domingo por la noche o antes del fin de semana.

Hace un año, las fundadoras se dieron cuenta de que sus empleados estaban atrapados en una rutina tecnológica. Estudiaron establecer un día sin tecnología, pero concluyeron que resultaría complicado -y, después de todo, eran una firma tecnológica-. Así que optaron por reducir el uso de la tecnología, instando a la plantilla a no utilizar sus teléfonos, y a desactivar el correo electrónico y otras aplicaciones de mensajes instantáneos. Se disuadió a todos los empleados de utilizar Slack, el sistema de mensajes interno, y se les pidió que preparasen mensajes para las redes sociales el día anterior.

Con ello, Hello Alfred espera hallar una solución a un problema generalizado: la falta de concentración, ya que los empleados cambian de una red social a otra y entre sistemas de mensajes electrónicos.

Su política puede animar a los empleados a tomarse un respiro de estar “siempre conectados”. Como señala Martin Talks, asesor en cultura digital. “En una época con una presencia cada vez mayor de la inteligencia artificial, tenemos que desarrollar nuestra inteligencia emocional, un rasgo que plantea dificultades para los robots. Es algo que no se consigue mirando a cada momento el teléfono para comprobar el correo electrónico, las alertas y las actualizaciones de estado como una especie de autómata”.

Otras compañías prohíben los teléfonos en las reuniones. Algunas, como el grupo de Michigan Menlo Innovations, no permiten las comunicaciones digitales entre empleados en el lugar de trabajo.

Claire Morris, responsable de diseño en Founders Factory, un acelerador de startup de Londres, ha trabajado en compañías que tienen una política de bajo uso de la tecnología. Los altos cargos tienen que predicar con el ejemplo, afirma, o de lo contrario “se impone el caos”. Sapone está de acuerdo: “Si empiezo a usar Slack, otros podrían volver a sus puestos de trabajo y entrar en Slack. No puedo hacerlo”.

Fuera celulares

Morris sostiene que las reuniones sin teléfonos móviles también pueden ser problemáticas. “La gente tiene relojes de Apple, y les echan un vistazo”. La cultura es importante, añade. En las reuniones del equipo de producto para tratar temas de innovación, los participantes ignoran sus teléfonos mientras disfrutan del alboroto de una discusión creativa.

La plantilla de Hold, una app que anima a los estudiantes a que dejen sus smartphones y se concentren, usa su propio producto. En su reunión semanal, se recompensa al empleado que menos haya utilizado su teléfono con un premio, como una comida.

Maths Mathisen, su cofundador, explica que “si se está constantemente conectado a Internet y pensando siempre en el trabajo, la batería mental se agota”. La compañía anima a los empleados a comprobar su correo electrónico sólo dos veces al día, y éstos prometen responder en el plazo de cuatro horas.

Algunas empresas alemanas han prohibido los correos electrónicos fuera de las horas de trabajo, y en Francia, las compañías con más de 50 empleados tienen que fijar periodos en los que sus plantillas puedan ignorar el correo electrónico.

La tecnología por sí misma no tiene por qué generar malos hábitos. Los gestores y jefes que esperan que se responda al instante a los correos electrónicos a cualquier hora del día y de la noche pueden provocar estrés a los trabajadores. Pero también influye mucho cómo sea cada persona: algunas pueden concentrarse sin problema en el trabajo, y no dejarse distraer por las redes sociales.

En la firma de inversión Virgin Group se desactiva el correo electrónico de los dispositivos de los 200 empleados todos los miércoles por la tarde durante una hora (en Londres y en Nueva York). Josh Bayliss, su consejero delegado, cree que esta pausa electrónica ha animado a la gente a levantarse de sus mesas y puestos de trabajo para compartir ideas.

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