Pandemia acelera uso de firma electrónica en las PYME

Uno de los efectos indirectos de la pandemia ha sido el aumento de los canales digitales de venta en la Pequeña y Mediana Empresa (PYME). Y en los últimos meses, se ha acelerado el uso de la Firma Electrónica Avanzada (FEA), lo que se vincula directamente con la transformación digital de este segmento.

El académico de la Universidad de Chile, Alejandro Barros, explica que la pandemia y el estallido social han empujado un mayor uso de la FEA en las PYME, por ejemplo, en la creación de empresas y en contratos de arriendos, lo que les permite evitar desplazamientos y ahorrar tiempo.

"Antes del estallido social la penetración era poca, ahora es mediana. La pandemia ha acelerado y forzado el proceso, porque hoy los trámites se hacen de forma remota y la manera de garantizar su seguridad es usando mecanismos como la FEA. Con esto las PYME no deben desplazarse, hay reducción de costos en el tiempo de ejecución de un contrato", dice Barros.

El experto señala que la forma más estándar de obtener la FEA es la compra de un certificado digital que acredita la identidad de la persona. Actualmente hay ocho empresas certificadas por la Unidad Entidad Acreditadora de la Subsecretaria de Economía y Empresas de Menor Tamaño para ofrecer el servicio.

"La primera vez que se compra, se debe también adquirir un dispositivo llamado e-token -como un pendrive-, que es donde viene almacenado el certificado y se compra solo una vez. Este es como un símil al carné de identidad, la identificación digital con la que se firma", explica el académico.

Barros señala que aún existen ciertas barreras de entrada para usar la tecnología. Por ejemplo, se exige tener instalados ciertos software y hay cierta resistencia, porque no luce como una firma en papel, porque es un certificado.

"Cuando un documento está firmando digitalmente lo que viene es un sello que dice que fue firmado por tal persona, pero no se ve la firma como un símil de lo que se hace en papel, entonces quedan dudas de si el documento está bien firmado o no. Hay que asimilarla más a lo que se entiende como firma", dice el experto, y agrega que estos son problemas que se repiten a nivel global.

No obstante, plantea que esto podría resolverse al "pegarle" al documento digital la firma tradicional que la persona hace en papel, por ejemplo, escaneándola. 

"Hoy la firma se ha transformado en algo que hay que tener porque una cantidad importante de operaciones se hacen de forma remota", comenta Barros.

Clave Única

Para facilitar los trámites online en el contexto de la pandemia, la Subsecretaría de Empresas de Menor Tamaño del Ministerio de Economía con apoyo de la División del Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia (Segpres) lanzó en abril la Firma Electrónica Avanzada 100% online, un nuevo método para acceder a la FEA a través de Clave Única. La nueva modalidad permite a las PYME firmar documentos digitalmente a través de la Clave Única, sin necesidad del e-token o de ir a una notaría.

"La pandemia nos incentivó a lanzar esto más rápido, estaba pensado para la mitad de año y se adelantó en tres meses (...) No me cabe ninguna duda que todos los mecanismos que disminuyan los trámites presenciales van a ir en aumento (...) La firma electrónica es muy eficaz para mejorar la eficiencia de las PYME", explica el subsecretario de Economía y Empresas de Menor Tamaño, Esteban Carrasco.

La Clave Única se usa como medio de identificación de la persona frente a la empresa proveedora de la FEA y se compra un paquete con validez para usar cuatro firmas, lo que también redujo los costos del servicio.

La Firma Electrónica Avanzada 100% online con Clave Unica se está utilizado principalmente para la constitución, modificación, rectificación, saneamiento, transformación y disolución de empresas.

Antes del lanzamiento, la constitución de una empresa con e-token en el Registro de Empresas y Sociedades (RES) -plataforma "Tu Empresa en Un Día"- alcanzaba entre un 2% y 3%. Hoy el uso de la FEA -con e-token o el nuevo mecanismo con Clave Única- representó en mayo el 44,1% y en junio la cifra se elevó a un 46,19%.

En julio se crearon 14.745 empresas. Del total, 12.961 fueron constituidas a través del RES, y de ellas, un 45% lo hizo utilizando la Firma Electrónica Avanzada 100% online.

El subsecretario Carrasco adelanta que planean expandir el uso de la FEA 100% digital a otros trámites que requieran firma, como la iniciación de actividades y gestionar una cuenta bancaria, lo que proyectan se concretaría en los próximos meses.