Beneficios de una agencia de viajes vs. Planificación individual

Planificar un viaje empresarial por cuenta propia, aunque parece práctico, puede resultar más complicado de lo que se imagina. Desde seleccionar el alojamiento y configurar el itinerario hasta gestionar las reservas de transporte, cada detalle puede marcar la diferencia en la experiencia.

En este sentido, delegar la planificación a una agencia de viajes tiene varias ventajas, ya que cuentan con el conocimiento y los recursos necesarios para que solo te preocupes de cumplir los objetivos de tu empresa.

Agencia de viajes vs. Planificación en solitario: los beneficios de la especialización

Si debes realizar un viaje empresarial o necesitas enviar a alguien a algún sitio por cuestiones de negocios, te convendrá saber cómo una agencia de viajes puede facilitarte la organización y gestión de los diferentes aspectos que implica este tipo de travesía:

1. Se aprovechan convenios entre empresa y proveedores de viajes

Uno de los principales y más llamativos beneficios de utilizar los servicios de estas agencias es que pueden generarse convenios para obtener una mejora en los servicios y las condiciones que se ofrecen al viajero, por ejemplo, en lo relacionado con hospedaje o transporte.

En cambio, si la organización corre por cuenta de la empresa sin intermediarios, es menos probable obtener beneficios.

2. Ahorro de tiempo y mejor aprovechamiento de este

Planificar una salida a otro lugar puede llegar a ser desgastante e incluso afectar la productividad, especialmente si lo hace alguien que tiene otros roles que cumplir en la compañía. Sin embargo, las agencias de viajes pueden encargarse de todos los detalles logísticos importantes, incluyendo vuelos, hospedaje, transporte y la aplicación de las políticas de viajes de la organización.

Todo esto permite ahorrar tiempo, el cual puede ser utilizado en aspectos más relevantes, como la afinación de los temas a tratar en el viaje o la preparación de documentos.

Asesoría con expertos

Otro beneficio a destacar es que un agente de viajes, además de ofrecer indicaciones importantes como medidas de seguridad y visado, podrá entregar información valiosa sobre el destino que se visita para hacer más sencilla la travesía corporativa, como aspectos climáticos, información acerca del transporte e incluso las costumbres del lugar.

De esta forma, quien viaje podrá ahorrarse una larga investigación y asegurarse de cumplir su cometido de negocios tal como lo indica el plan.

Existe un respaldo durante todo el viaje

Las incidencias pueden aparecer en cualquier momento, y qué mejor que, si se está en un viaje empresarial, tener a quien acudir por ayuda en cualquier momento, para no arruinar el itinerario o faltar a citas importantes pendientes.

Una agencia brinda soporte en este sentido por si surge algún problema considerable con el transporte, el alojamiento o incluso una emergencia de salud, ofreciendo soluciones rápidas y efectivas para no afectar el flujo de las actividades.

Planificación dinámica

Por otro lado, estas entidades tienen la capacidad, los contactos y las herramientas necesarias para adaptarse a cambios de último momento que tengan que realizarse, propiciados por situaciones inesperadas como cambios radicales de clima o algo que no pueda controlarse directamente.

Es un nivel de flexibilidad difícil de alcanzar si una empresa planea un viaje por cuenta propia.

Empresas de viajes: facilitando la organización y gestión de viajes de negocios

La organización de un viaje corporativo no tiene por qué ser complicada ni estresante: al contrario, es una oportunidad para cumplir de forma expedita con los objetivos empresariales. Así que si hay en puerta viajes de negocios para ti o los colaboradores de tu organización, aprovecha todas las ventajas que te ofrecen las empresas de viajes  para facilitar la travesía.