Adiós a mi escritorio: cómo implementar el trabajo híbrido y no fallar en el intento

La forma de trabajar cambió para siempre. Cada vez son más las empresas que están implementando el trabajo híbrido, una modalidad en la que las personas pueden combinar la actividad presencial con teletrabajo.

Sin embargo, implementar este formato de manera permanente no es algo que ocurra de la noche a la mañana. Requiere de cambios culturales al interior de las empresas, como mayor confianza entre los equipos y jefaturas, y cambios tecnológicos y de infraestructura, ya que el Covid-19 cambió para siempre la forma en que se distribuyen las oficinas.

Oficinas 2.0

Las empresas están redefiniendo sus lugares de trabajo y se están volcando hacia espacios creativos que motiven e inspiren a los colaboradores y que permitan el trabajo en equipo y transmitir la cultura organizacional, explica Charlie Cardoso, gerente general de PLUS, un proyecto desarrollado por Grupo Patio e iF que busca dar flexibilidad al mundo corporativo.

Nicolás Cox, presidente de CBRE, coincide en este punto, y agrega que en el último tiempo las empresas han comenzado a solicitar asesoría en la implementación de protocolos sanitarios, uso de espacios, e implementación de medios tecnológicos.

"La forma de trabajar cambió", dice Cox, agregando que las empresas paulatinamente han comenzado a dimensionar que deben modificar sus espacios. "Están consultando sobre cómo reorganizar sus instalaciones, la tecnología que necesitan para que las personas que están presencialmente puedan conectarse con los que están a distancia", explica el titular de CBRE.

Desde HcmFront, firma dedicada a la gestión de personas, cuentan que las empresas han transformado sus espacios de trabajo y han comenzado a implementar formatos similares a los de cowork, donde predominan espacios abiertos que pueden ser utilizados por dependientes de más de una firma.

Para implementar este formato de oficina de manera exitosa, Matías Ugarte, gerente comercial de HcmFront, recomienda mantener algunos espacios privados "donde las jefaturas puedan trabajar con sus colaboradores planes de trabajo personales, así como conversaciones privadas que puedan ayudar a potenciar la confianza y alineamiento de los equipos a los objetivos estratégicos".

En el caso de las firmas que cuentan con más de una sucursal y pretendan implementar espacios tipo cowork, Ugarte plantea que es clave identificar "a los colaboradores que pudieran trabajar en sucursales más cercanas, minimizando así el impacto de la vuelta presencial en la calidad de vida, así como también el riesgo de contagio en largos trayectos desde la casa a la oficina".

Jaime Arrieta, CEO y cofundador de Buk -software integral de gestión de personas-, cuenta la experiencia de la propia compañía, la cual implementó este nuevo tipo de oficinas.

"Todo cambio implica adaptaciones", cuenta Arrieta, planteando que es clave consultar a los trabajadores su opinión antes de tomar definiciones, y con dicho material en mano "ajustar los espacios de la oficina de acuerdo con la decisión''.

Claudio Oyarzún, gerente general de HumanNet, coincide en esto y recomienda que es clave que los empleadores "sean muy flexibles, no impongan las cosas y acuerden con la gente el mejor régimen para cada uno, según su situación".

Respecto a los espacios, Cardoso plantea que lo crucial es que las empresas analicen detenidamente sus instalaciones. Para él, es relevante que las firmas no tengan espacios comunes ociosos. Por ejemplo, la sala de reuniones del directorio que se usaba sólo una vez al mes, ahora debe ser multipropósito, recomienda.

Y no es lo único: también plantea que los edificios deben tender a ofrecer espacios de uso compartido. "Tal como los edificios residenciales cuentan con áreas comunes, los edificios corporativos también deben poner a disposición espacios comunes flexibles que puedan ser usados por todos los clientes", dice.

La tecnología y el factor cultural

Otro aspecto del que deben preocuparse las empresas es la ciberseguridad. Marcos Vieyra, gerente comercial de Citrix Chile, explica que las compañías que opten por el modelo híbrido deben hacer lo posible para tratar de incorporar tecnología que permita proteger los sistemas y datos, sin complicar a los trabajadores.

Su punto es respaldado por Nicolás Compte Piffardi, gerente de personas en Adexus, quien agrega que en términos tecnológicos, "lo que más cuesta es tener sistemas seguros de conexión para mitigar los riesgos de ciberataques".

Sobre este tema, Vieyra recalca que la tecnología corporativa ha sido una aliada para la productividad de las empresas. Las aplicaciones, la virtualización, la nube, entre otras tecnologías, fueron clave -a su juicio- para que las empresas pudieran continuar con su operación. Sin embargo, con el trabajo híbrido el experto plantea que es clave que se resguarde la seguridad de los datos.

"Es probable que para muchos, el trabajo híbrido se profundice durante este año y obligará a las áreas de RRHH a robustecer su rol y trabajar más que nunca de la mano de TI (tecnologías de la información", plantea TI.

Un último aspecto a considerar de acuerdo a los expertos, y no menos importante, es el factor cultural. Otra recomendación de Arrieta, y en la medida que la pandemia lo permita, es no dejar de hacer actividades extraprogramáticas que reúnan a la totalidad de los colaboradores.

"Mantener ese nexo presencial tan importante para todas las relaciones humanas es clave para fomentar cultura organizacional, fidelizar a los colaboradores e impulsar un genuino sentido de pertenencia e identificación con la empresa", explica.