¿Quién nos podrá salvar de las oficinas abiertas?

Hace unos días descubrí tres cosas nuevas. La vida de la batería del último computador portátil Apple MacBook Pro no está nada mal. Un británico cruzó a nado el Hoover Dam después de una despedida de soltero. Y sentarte en una pelota inflada todo el día en vez de una silla es más fácil de lo que piensas. No fue mi intención enterarme de nada de esto. Pero, ya que he trabajado en una oficina abierta durante toda mi vida laboral, éstos son los temas sobre los cuales mis colegas y yo hemos estado hablando durante estos días.

Cuando los admiradores de la oficina abierta hablan entusiasmadamente sobre el intercambio creativo de ideas que se desata cuando los empleados comparten un escritorio, estoy bastante segura de que esto no es lo que tienen en mente. Estoy aún más segura de que muchos de mis colegas cambiarían sus escritorios por una oficina con puerta en un instante, especialmente si se sientan cerca de alguien como yo: fácil de distraer, a veces ruidosa y propensa a charlar cuando se me da la gana.

El tema de la desalentadora naturaleza de la oficina abierta ha surgido, durante los canapés, en tres eventos a los que asistí en las últimas dos semanas en Londres, donde un sorprendente número de organizaciones parecen estar a punto de trasladarse. Bloomberg se muda a un nuevo edificio no muy lejos del Banco de Inglaterra. La embajada de EEUU se dirige a una nueva dirección al sur del río. Y Financial Times se va al norte, de regreso a su viejo domicilio de Bracken House, cerca de St. Paul’s Cathedral.

Empresas más pequeñas también van a trasladar sus oficinas. Y en casi todos los casos de los que me he enterado, han surgido muchas quejas sobre el número de oficinas individuales que se están eliminando a raíz de la mudanza.

“Mis empleados están furiosos conmigo”, se quejó un jefe ejecutivo cuya empresa estaba a punto de perder sus oficinas privadas en uno de estos traslados. No tenía ninguna intención de cambiar de rumbo, lo cual es típico. La tendencia de tener oficinas abiertas sigue extendiéndose con tenacidad, a pesar de que estudio tras estudio sugieren que el resultado es que los empleados son más infelices, más enfermizos, menos cordiales y menos productivos.

No hay esperanza de salvación. Un regreso masivo a la oficina individual es “altamente improbable”, según Jungsoo Kim, investigador de entornos de los edificios en la Universidad de Sydney, porque la oficina abierta es mucho menos costosa.

Un estudio del cual él fue coautor el año pasado mostró que la acomodación de oficinas podría ser el segundo mayor costo después de los sueldos para muchas empresas, añadiendo hasta US$ 20 mil al año por puesto de trabajo en ciudades como Londres. No es de extrañar que el espacio medio que se le asigna a cada empleado haya decaído en los últimos 20 años.

¿Entonces, qué se puede hacer? Parece justo que, si una empresa está empeñada en infligir este mal a sus empleados, debería observar ciertas reglas básicas para que las personas sobrevivan la vida de oficina abierta.

Primero, hay que confinar al jefe a una oficina. La urgencia que algunos jefes sienten por sentarse entre sus subordinados es comprensible. Les permite supervisar de cerca a su personal, da la falsa impresión de igualdad y tiene un número de prominentes admiradores, incluyendo a Mark Zuckerberg de Facebook. Pero esta deplorable moda se ha extendido mucho más allá de Silicon Valley.

“Me siento al lado de los equipos de servicio al cliente y de medios sociales”, escribió en un blog el jefe ejecutivo de Pret A Manger, Clive Schlee, después de que su compañía de cadena de restaurantes de sándwiches se trasladó a fines del año pasado a un nuevo alojamiento sin ninguna oficina individual. Esto puede que le convenga a Schlee. ¿Pero y qué de todos los empleados en servicio al cliente? Sentarse al alcance del oído del jefe exige niveles inhumanos de vigilancia y sólo añade a los ya altos niveles de estrés de las oficinas abiertas.

Segundo, hay que tener mucho cuidado en no asignar a los empleados de bajo rendimiento a los mejores escritorios. Muchos diseños de oficina abierta todavía mantienen algunas oficinas privadas para el personal mayor. Colocar a un holgazán en una de estas oficinas crea resentimiento entre los colegas más diligentes que quedaron afuera y a menudo fomenta aún más holgazanería.

Tercero, hay que animar a que el personal convierta cualquier objeto disponible en murallas improvisadas. Archivadores, pilas de informes, plantas de oficina: todos se deberían utilizar para amortiguar el ruido e impedir las incursiones no deseadas que dificultan la concentración. Esto implica que se deben abandonar las mezquinas reglas sobre escritorios limpios y cualquier otra cosa que impida tales defensas.

Finalmente, hay que dedicar todo el espacio posible a los refugios donde se prohíbe el ruido y recordar que cuando los empleados van a su trabajo, hay algo que la mayoría en realidad quiere hacer: trabajar.