El sistema miserable de escritorios compartidos

Pilita Clark

Pocos aspectos de la vida de oficina son más desalentadores que compartir escritorios, la estrategia mezquina que despoja a las personas de su propio escritorio y las arroja al ruidoso y caótico desierto de las estaciones de trabajo compartidas. Pero hace poco, descubrí un lado aún más problemático de esta molesta práctica.

Sucedió cuando me invitaron a escuchar una charla privada en Londres de una directora de recursos humanos en una gran compañía global que iba a hablar sobre los beneficios del "trabajo ágil" en su oficina. Acepté ansiosa por escuchar más sobre el desconcertante concepto de "ágil", un adjetivo que se ha transformado en jerga corporativa con una multitud de significados, especialmente en el mundo de los recursos humanos.

En el sector de recursos humanos, los fanáticos lo usan para describir una forma de trabajo que permite que los empleados trabajen cuándo y dónde quieran -en casa, en los cafés, en cualquier lugar de la oficina- siempre y cuando realicen sus labores. Pero también puede ahorrar espacio en la oficina y durante mucho tiempo he tenido la sospecha de que, para muchas empresas, ser ágil simplemente significa compartir escritorios.

La mujer que fui a escuchar confirmó que los escritorios personales habían desaparecido en su empresa después de que se trasladó a su nueva oficina, como suele ser el caso.

Una pequeña alarma sonó en mi cabeza cuando comenzó a enumerar los supuestos beneficios de abandonar los escritorios dedicados: los empleados pueden "trabajar más rápidamente y con mayor agilidad" para brindar una "mejor experiencia a los clientes". La alarma sonó aún más fuerte cuando ella reveló el lamentable lema que su compañía había usado para describir el nuevo sistema. "No lo llamamos trabajo ágil, lo llamamos 'trabajo fresco'". Lo más lamentable de todo, sin embargo, fueron las señales de una mentalidad que sólo puedo describir como penitenciaria.

Aparentemente, las estaciones de trabajo compartidas no funcionan cuando los trabajadores intentan aferrarse a un escritorio, pegando una foto de la familia o colocando un abrigo sobre una silla, lo que ella describió como "señales de acaparamiento".

La compañía había introducido reglas para frenar tales prácticas. Se suponía que cualquier persona que dejara un escritorio durante más de un par de horas tenía que "limpiarlo y despejarlo". Cuando el problema de los abrigos se agravó en el invierno, "instalamos estaciones comunes de abrigos con un recordatorio de las reglas". También se tomaron medidas disciplinarias cuando los trabajadores se quejaron de la pérdida de armarios o estantes personales espaciosos para guardar sus artículos de papelería y documentos de trabajo.

Éstos habían sido reemplazados por casilleros más pequeños, pero como parte de una medida para alentar el uso de menos papel -otra táctica común para ahorrar costos- se había declarado una "amnistía de papelería". Mientras hablaba, me vino a la mente una visión de personas haciendo fila para ceder sus fajos de papel como si fueran armas. Fue interrumpida por la noticia de que algunos empleados habían lanzado protestas exitosas en contra de los edictos.

Resultó que al equipo legal se le permitió mantener posesión de sus papeles y estantes. También se les concedió clemencia a los asistentes personales, quienes argumentaron que necesitaban estar cerca de las personas a las que se suponía que debían asistir personalmente. Ellos obtuvieron permiso para sentarse en lugares llamados "escritorios de anclaje".

Como era de esperar, escuché varios comentarios sobre los beneficios financieros de eliminar los escritorios personales. Según algunas investigaciones, en los sitios con costos inmobiliarios estratosféricos, como Londres o Hong Kong, una sola estación de trabajo puede costar hasta US$ 20 mil al año. Dado que las estaciones de trabajo a menudo están vacías, porque los trabajadores toman vacaciones y se enferman, la tentación de incorporar escritorios compartidos es obvia, aunque los datos sugieren que esto puede minar la productividad.

El mes pasado, un estudio británico mostró que los empleados que usaban estaciones de trabajo compartidas perdían un promedio de dos semanas al año en busca de un lugar para sentarse. Esa cifra no tomó en cuenta el tiempo que tardaban en configurar un computador ajustar una silla y descubrir dónde podrían estar las personas con las que necesitaban hablar ese día, ni habló de los esfuerzos realizados por una mujer que conozco que se levanta dos horas antes para llegar a trabajar a tiempo para agarrar un escritorio.

Un punto a favor de la directora de recursos humanos es que sí reconoció que algunos empleados (o reclusos, como había comenzado a pensar en ellos) habían estado "muy preocupados por el nuevo entorno". Para algunos de los altos directivos de la empresa "fue un recorrido más difícil que para otros". Siento compasión por todos los involucrados, incluyendo a las personas como ella que tienen que supervisar estos miserables sistemas. Me gustaría pensar que esta locura algún día pasará. Después de todo, una cárcel afecta a todos los que pasan por sus puertas, prisioneros y guardias por igual.