¿Cómo acabar con la maldición de los incesantes correos electrónicos?

Pilita Clark

El otro día una amiga me mostró un correo electrónico muy extraño que le acababa de llegar. “Gracias por tu correo electrónico”, comenzó. “Para ser más productiva, reviso mis correos electrónicos y atiendo mis llamadas a diario solamente entre 4 y 5 pm. Te responderé personalmente durante estas horas”.

Mi primer pensamiento fue: qué arrogancia. Sólo una persona pomposa enviaría ese mensaje. Al reflexionar, surgió otro pensamiento: qué genio. Imagina cuánto más trabajo realizaríamos si sólo pasáramos una hora al día lidiando con el correo electrónico.

Resulta que así es como solíamos lidiar con el correo electrónico cuando comenzó a llegar a las oficinas hace más de 20 años. En esos días previos a la conexión WiFi, la gente solía conectarse más o menos una vez al día para recibir su correo, dice Emma Russell, una investigadora de la Universidad de Sussex quien ha estado estudiando el uso del email en el trabajo desde principios de la década de los 2000.

“En ese momento las personas dedicaban un período de tiempo en el día laborable para descargar su correo electrónico para ese día y después lo trataban de la misma forma que otros tipos de correspondencia más antigua enviada a través del correo”, me dijo.

Entonces lo dejaban a un lado y seguían con el resto de su trabajo. Lo que pasó después, agregó, es algo que no se había considerado antes. La banda ancha, el WiFi y los teléfonos inteligentes hicieron que el correo electrónico estuviera siempre disponible, pero la gente seguía contestando el correo nuevo a medida que llegaba, como lo habían hecho en la era de acceso telefónico.

Ésta no es una buena manera de responder. No ayuda a tu salud mental y las investigaciones han demostrado que toma unos buenos 60 segundos para volverte a concentrar después de una interrupción, afirmó Russell.

Pero, ¿qué tan fácil es ignorar el correo electrónico excepto durante una hora al día? Para averiguarlo, hablé con la empresaria británica que le había enviado el email a mi amiga. Su nombre es Papillon Luck, una exgestora de fondos de cobertura y actualmente una empresaria cuya última compañía, 15th Degree, vende suplementos alimenticios de lujo a viajeros de negocios.

Un empresario estadounidense la había inspirado a configurar su sistema de correo electrónico de 4 a 5 pm, y ella lo implementó con cierta inquietud en agosto. “Pensé que le molestaría a mucha gente”, dijo. “Pero sucedió todo lo contrario”.

La gente respondió para decir que lo entendían perfectamente. Luego comenzaron a adaptarse a su “hora dorada”, enviando un email a las 3:59 p.m. para asegurarse de estar en la parte superior de su bandeja de entrada cuando ella comenzara a revisar su correo a las 4 pm.

Recientemente contrató a un asistente ejecutivo y su email le aconseja a cualquiera que tenga una consulta urgente que se comunique con el asistente. ¿Qué pasa con aquellos de nosotros que no contamos con tal ayuda? Ella dice que el sistema funcionó antes de tener el asistente, pero no estoy tan segura.

Aún así, admiro el aplomo de Luck. Sus reglas nunca funcionarían para los periodistas, ni para nadie en el sector de servicio al cliente, en la recepción de una oficina y otros trabajos que requieren una respuesta instantánea. Pero ella no es la única que está intentando terminar con la horrorosa distracción del correo electrónico.

Kathryn Parsons es la directora ejecutiva de una compañía tecnológica británica llamada Decoded que decidió abandonar el correo electrónico hace cinco años. No duró, como descubrí después de contactarla el otro día... por correo electrónico. Dijo que su prohibición de correo electrónico había sido un experimento que había decidido probar por tres meses después de enterarse de nuevas herramientas de mensajería de trabajo interno como Slack.

“Regresé a Gmail. Gmail introdujo filtros. Mi tráfico de la bandeja de entrada se redujo en cerca de 70% y me sentí cuerda nuevamente”, dijo, y agregó que todos deberían experimentar con nuevas formas de comunicarse en el trabajo. “Si sólo estás utilizando Excel y correo electrónico, básicamente estás congelado en 1987”.

Eso tal vez sea cierto, pero no estoy segura de que los interminables “pings” de Slack sean la respuesta. Incluso las maniobras bien intencionadas realizadas por empresas, como las prohibiciones de emails fuera del horario laboral, pueden ser difíciles. Russell publicó un estudio este mes que muestra que la práctica no se adapta a todos los trabajadores.

No deberíamos haber permitido que la tecnología nos condenara a la interminable distracción. Aplaudo todos los esfuerzos por detenerla. Pero va a tomar mucho más esfuerzo volvernos a encaminar hacia la cordura con respecto al correo electrónico que todos dimos por hecho hace pocos años.