Lo que debes saber si estás manipulando tus declaraciones de gastos

Pilita Clark

Hace unos días, cuando un encuestador les preguntó a los británicos qué pensaban de su primer ministro, Boris Johnson, inmediatamente usaron palabras como “mentiroso”, “no confiable” y “deshonesto”.

Esto es comprensible. Johnson es el único primer ministro en funciones del Reino Unido en ser castigado por infringir la ley al asistir a una fiesta de cumpleaños sorpresa en Downing Street durante un confinamiento de Covid. También está luchando contra los cargos de que engañó a sabiendas al Parlamento sobre tales eventos. Sin embargo, cuando se trata de la honestidad en el trabajo, no es el único transgresor.

“Una encuesta de 2016 encontró que el 20% de los empleados británicos admitió haber exagerado sus declaraciones de gastos, mientras que el 29% pensó que era normal ser deshonesto en el trabajo”.

Cuando otros encuestadores les han preguntado a los trabajadores británicos si alguna vez han cometido un acto deshonesto en el trabajo, un número significativo ha dicho que sí, sobre todo en lo que respecta a sus gastos.

Y ahora, en medio de las dificultades de Johnson con respecto al escándalo de la fiesta, ha surgido una nueva ronda de acusaciones sobre mal uso de gastos en los titulares. Un soldado, un director ejecutivo y un grupo de banqueros figuran en los casos que he notado solo en las últimas semanas. Sin duda han habido muchos más que me he perdido.

Obviamente, nada de esto disculpa ni remotamente a Johnson quien, aparte de todo lo demás, incumplió las reglas de su propio gobierno.

Sin embargo, cada vez que veo un nuevo informe sobre reclamos de gastos sospechosos, recuerdo un poco de sabiduría corporativa que un ejecutivo me transmitió hace muchos años. Si una empresa quiere despedir a alguien, la forma más fácil de hacerlo es inspeccionar sus gastos, porque la posibilidad de encontrar algo técnicamente impropio es muy alta.

Esto coincide con las encuestas realizadas a lo largo de los años para Webexpenses, una empresa de software con sede en el Reino Unido.

Una encuesta de 2016 encontró que el 20% de los empleados británicos admitió haber exagerado sus declaraciones de gastos, mientras que el 29% pensó que era normal ser deshonesto en el trabajo.

Las principales razones que mencionaron los transgresores para hacer trampa fueron: compensar un salario bajo; su empleador podía permitírselo; y todos los demás lo estaban haciendo.

Otra encuesta realizada por la misma compañía encontró que los engañadores de gastos reclamaban en exceso un promedio de 451 libras al año; los hombres engañaron más que las mujeres y casi un tercio no se sintió culpable porque sintió que se lo merecía.

Los británicos no fueron los únicos. Los investigadores encontraron que los trabajadores de América del Norte, Australia y Nueva Zelanda también eran propensos a estafar.

Entre los engaños revelados, un australiano admitió haber reclamado gastos por condones y otro por hacerse las uñas. Un estadounidense reclamó entradas para un partido de béisbol de los Cachorros de Chicago, al que invitó a su hermano en lugar de un cliente, mientras que un compatriota fue a Nashville para un concierto y lo reclamó como un viaje de negocios. Pero un tipo de fraude de gastos eclipsó a todos los demás: el kilometraje.

La exageración de las distancias de viaje por carretera era tan generalizada que la gente apenas parecía considerarlo un fraude. “Mientras que alrededor de la mitad de los encuestados ha presentado informes de kilometraje falsos, solo uno de cada 10 admite haber cometido fraude”, encontró una encuesta.

La pandemia puede haber cambiado las cosas, dice Adam Reynolds, director ejecutivo de Webexpenses.

Por un lado, había muchos más viajes de negocios antes de que llegara el Covid, por lo que el fraude de kilometraje era más fácil de realizar. “La gente modificaba o agregaba elementos de su viaje para poder recuperar un poco más”, me dijo.

En muchas organizaciones, la pandemia también dio paso a más sistemas digitales, incluyendo el software que Reynolds vende para gestionar los gastos. Él dice que esto ha hecho que sea más difícil falsificar reclamos de kilometraje. Eso me sonó como algo que diría alguien que vende software de gestión de gastos.

Pero él argumenta que los sistemas digitales usan algoritmos para marcar reclamos anómalos de kilometraje que un gerente humano que firma manualmente un informe de gastos podría pasar por alto.

Un empleado que tiene que incluir códigos postales para el inicio y el final de un viaje en un sistema digital vinculado a Google Maps también puede encontrar, por ejemplo, que su reclamo se marcará si no coincide con la distancia que se muestra en un mapa digital.

Esto tiene sentido, pero dudo que erradique por completo un problema tan arraigado y generalizado. Como dice Reynolds: “La gente intentará reclamar cualquier cosa”.