Las máquinas de fax se resisten a abandonar la oficina

Cuando los reactores de la planta nuclear de Fukushima comenzaron a fundirse en 2011, los operadores trataron de enviar un fax para alertar a las autoridades en la cercana ciudad de Namie.

La recepción del fax "no podía ser confirmada", señalaron los operadores de la planta en un informe un año después, lo cual los llevó a intentar comunicarse con la ciudad por teléfono fijo, celular, teléfono satelital y finalmente en persona. La ciudad había sido devastada por el terremoto y por el tsunami que desencadenó la crisis en Fukushima.

El uso del fax en Fukushima es un recordatorio de la tenacidad de una tecnología aparentemente anticuada.
El correo electrónico puede ser más rápido, y los sistemas de procesamiento de textos basados en la nube, como Google Docs, tal vez se presten más al uso en procesos colaborativos, pero el fax sobrevive. El fax se ha adaptado a la llegada del email e incluso ha encontrado al menos un nuevo uso.

Pero, ¿por qué sobrevive el fax? Según una encuesta realizada por IDC, las ventajas que ofrece esta tecnología a las empresas que continúan viendo un futuro para el fax incluyen que es económica y relativamente fácil de usar. También se considera más segura que un correo electrónico cuando se usa para transmitir datos confidenciales.

En una encuesta de más de 1.000 empresas estadounidenses llevada a cabo por IDC en septiembre pasado, un poco más de la mitad declaró que el uso del fax durante el pasado año había permanecido constante, mientras que un poco menos de una quinta parte afirmó que había aumentado. Muy pocos respondieron que nunca habían utilizado esta tecnología.

Peter Davidson, de Davidson Consulting, una firma que investiga el sector de los faxes, señala que la facilidad con que las personas solían enviar un fax para, por ejemplo, notificar a alguien cuando iban a estar de vuelta en la oficina, se ha trasladado a los email y mensajes de texto. "Pero cuando envías documentos importantes, quieres saber que han llegado a su destino, lo cual puedes hacer con el fax. También es extremadamente difícil interceptar un fax". A menos que, por supuesto, el interceptor esté físicamente parado al lado de la máquina de fax.

Siddhartha Bhattacharya, director de marketing tecnológico de Xerox, señala que las firmas digitales en el formato PDF han sido ampliamente adoptadas, pero no siempre se consideran legítimas para los efectos de los contratos: "Hay muchas empresas que aún solicitan una firma real sobre la línea punteada".

La popularidad del fax en Japón se asocia con la complejidad del sistema de escritura — escanear una imagen escrita es más fácil que escribir por medio de un teclado — y la práctica japonesa de enviar a sus invitados un mapa con las invitaciones. Y un sinnúmero de oficinas gubernamentales y políticas japonesas siguen insistiendo en recibir comunicaciones escritas que sean enviadas por fax con el sello o iniciales de quienes hayan leído el mensaje.

El fax también persiste en Israel, un país asociado con la innovación tecnológica. Si bien el uso empresarial de los faxes ha disminuido en ese país, las oficinas gubernamentales prefieren las máquinas de fax para transmitir documentos.

Shally Tshuva — uno de los socios de Deloitte Israel y autor de un informe sobre la adopción de la tecnología en Israel — dijo: "Existen dos problemas. El primero es asegurarse de que un documento es auténtico. El segundo es si la digitalización ayuda a los que ya están en el extremo superior de la escala socio-económica, y amplía las brechas".

De manera más general, sin embargo, el equipo de fax ha sido suplantado ininterrumpidamente por computadores conectados a Internet. La Unión Internacional de Telecomunicaciones (de ONU), dejó de recopilar datos acerca de los faxes en el año 2000, aunque señala que "algunos países tienen una mentalidad regulatoria o cultural que los lleva a aceptar con mayor facilidad un fax en lugar de mensajes por correo electrónico".

A medida que las comunicaciones cambian a tecnologías más rápidas, existe un costo competitivo para las empresas que siguen dependiendo de las pruebas documentales físicas. Deutsche Post DHL está revisando el sistema de TI de su división de transporte de carga, en donde la división de DHL utiliza intensivamente documentos impresos debido a que creció a causa de adquisiciones, lo cual involucró entrelazar empresas con sus propios sistemas de TI.

Además de frenar las actividades empresariales en comparación con el correo electrónico, las máquinas de fax pueden presentar fastidiosos inconvenientes al operarlas. Cuando se utilizaban frecuentemente, eran sinónimo de frustración: puede ser que un fax no pase la primera vez, o puede ser que el mensaje aparezca borroso o desteñido. En 2002, se le echó la culpa a un fax borroso de un malentendido crucial sobre un pedido de tanques Fuchs alemanes por parte de Israel.

Sin embargo, Internet no ha superado totalmente al fax. De hecho, se ha creado al menos un nuevo uso para la máquina de fax: la vinculación de las empresas con tecnología alta y baja. Los pedidos que los clientes hacen en un portal de entrega de alimentos en línea pueden transmitirse a un restaurante en la forma de un mensaje por fax. El pedido por fax, a su vez, puede entregarse físicamente a un repartidor que no tiene una máquina de fax, y que tal vez no tenga un teléfono inteligente.

El mismo proceso se aplica a un fabricante importante que lidie con múltiples proveedores cuya tecnología utilice diferentes niveles tecnológicos.

El uso de faxes para superar la diferencia entre la tecnología alta y baja no es, en sí, nada nuevo — enviar por fax los pedidos para el almuerzo desde una oficina a una tienda local de sándwiches era bastante usual en la década de los años 1980 — pero la combinación del fax e Internet ayuda a la creación de nuevos mercados en línea.

Con las empresas de Internet estableciéndose cada vez con más frecuencia en sectores como los servicios de limpieza o de lavandería, en los cuales existen diferentes niveles de tecnología, el fax ha recibido una nueva oportunidad de vida.