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Alto contraste
laboral
Antes de la pandemia, Phil Libin, cofundador y presidente ejecutivo de mmhmm inc., una compañía de videocomunicaciones, tenía un promedio de 9,5 reuniones diarias en persona, normalmente de una hora cada una, más los viajes. Durante la pandemia, su cantidad de reuniones por video se disparó a unas 14 cada día.
Era demasiado. Así que Libin redujo el número de encuentros a entre cuatro y cinco al día. Dice que las grabaciones audiovisuales, los textos y los correos electrónicos pueden ser sustitutos útiles. “Cambiamos todo a asíncrono. Lo único que usar que hacer de forma sincronizada era una conversación”.
Su otra estrategia de reuniones fue aún más sencilla. “Simplemente cancelé la mayoría”, dice.
Mientras los empleados se quejan del agotamiento y lidian con el trabajo híbrido, algunos empleados están intentando reducir el “exceso de reuniones”. Microsoft reportó un aumento del 150% en la cantidad de tiempo que un trabajador estadounidense pasó en promedio en su plataforma Teams entre septiembre de 2019 y septiembre de 2020, con un ligero aumento al año siguiente. El número de reuniones por persona también subió, al igual que aquellos fuera del horario de oficina convencional, lo que llevó a la tecnología a concluir que un mayor número de personas se ha ajustado a una jornada laboral más larga.
Como parte del cambio de Atom Bank a una semana de cuatro días, la firma ha intentado reducir las reuniones, enviando una serie de consejos, entre ellos limitar el número de reuniones y aconsejarles a los empleados que “muy a menudo la reunión es el punto de partida para hacer las cosas. Que sea el último”. Anne-Marie Lister, directora de personal, dice: “La gente se pregunta si realmente necesita estar en las reuniones. Están buscando la eficiencia”.
Joe Allen, profesor de ciencias de la organización de la Universidad de Utah y coautor de Suddenly Hybrid: Managing the Modern Meeting (De repente híbrido: gestionar la reunión moderna), dice que el “exceso de reuniones” significa que los directivos les dedican aproximadamente tres cuartas partes de su tiempo a las citas o a su preparación.
Un problema que se pasa por alto con las reuniones mal planeadas es que se convierten en una bola de nieve. “Una mala reunión provoca tres reuniones más”, dice Allen. “Controla a quienes son dados a enfrascarse en monólogos; comienza a tiempo”. Allen también recomienda tener en cuenta un “tiempo de recuperación”, ya que ha descubierto que la gente necesita unos cinco minutos para recuperarse después de una buena reunión, pero 17 después de una mala. Allen se muestra escéptico sobre el valor de los días sin reuniones. “Luego se llenarán de reuniones los demás días”.
Sin embargo, para Gihan Amarasiriwardena, cofundador de Ministry of Supply, una marca de ropa de venta minorista, los tiempos sin reuniones ayudaron a la compañía a reevaluar su forma de trabajar, y dice que ha reducido los encuentros de un promedio de 32 a la semana en abril de 2020, a unas 18 ahora.
Amarasiriwardena dice: “Si eres un fotógrafo o diseñador, te enfocas más en ‘crear’, lo cual requiere tres horas de concentración intensa. Si te dedicas a los servicios profesionales, eres más al estilo de los ‘gerentes’ (es decir, más reuniones)”. La mayoría de los trabajos requieren una mezcla de ambos.
Antes de la pandemia, Ministry of Supply reservó las mañanas de los miércoles el trabajo desde casa, sin interrupciones por reuniones. Funcionó tan bien que se amplió a todo el día.
En las primeras fases de la pandemia, el personal se dio cuenta de que Zoom era lo que predominaba. “Uno de los miembros de nuestro equipo dijo que deberíamos tener una ‘semana de los creadores’ sin reuniones en toda la semana, a menos que sea muy urgente”, dice Amarasiriwardena. Las semanas alternas de ‘gerente’ -con reuniones- se aprovechan para reunirse con los clientes y para ponerse al día con el personal de forma individual.
Bolt, la compañía de comercio electrónico, utiliza una guía llamada Conscious culture playbook (Manual de la cultura consciente). Reserva un día a la semana para reuniones internas, de equipo y con individuos. Luego, solicita uno o dos días de reuniones externas, incluyendo a clientes o entrevistas de contrataciones, y los días restantes los reserva el trabajo sin interrupciones.
Este tipo de planificación requiere un pensamiento estratégico en los altos niveles, dice Henrik Stenmann, CEO de Internet Intelligence House Nordic, una agencia de marketing digital, que presentó una semana de cuatro días en 2017. Eso le dio ímpetu a la reducción del “tiempo muerto”. La compañía acortó el sistema de reserva de reuniones por defecto: las reuniones de una hora pasaron a ser de 45 minutos y las de media hora se redujeron a 20 minutos.
También les dio a todos los miembros de la compañía la autoridad para rechazar una invitación a reunión si no tenía una agenda.
