Más seguridad y menos costos: la nueva era digital de las notarías con el auge de los trámites online

En agosto de 2022 nació la Fundación Red Notarial (FRN), una entidad cuya motivación es modernizar el notariado chileno, de la mano del mayor uso de tecnologías en este sector.

La entidad, a la fecha, reúne a 13 notarías en seis regiones del país con una cobertura en 58 comunas para una población estimada en más de siete millones de personas, a las que se les brinda diversos servicios de “multijurisdicción”, lo cual implica que dos o más notarios pueden participar en la generación de un acto o contrato por medios digitales.

Esta nueva era digital de la función notarial con aplicación de nuevas tecnologías tuvo su impulso en 2021, luego de que la Corte de Apelaciones de Santiago emitiera una instrucción en la que creó el concepto “multijurisdicción” y lo definiera como “la posibilidad que dos o más notarios pueden participar en la generación de un acto o contrato otorgado en un documento con soporte electrónico y firmado con firma electrónica avanzada, emitida por una empresa certificadora acreditada por el Estado Chile, que cuenta con el dato de geolocalización, incorporada en la ruta de la firma, verificable en módulos propios de cada notario, pudiendo autorizarlos conforme a la normativa legal”.

“Tomamos la decisión de elevar los estándares de calidad, de seguridad, se transita con documentos que están encriptados en un sistema donde exigimos la firma electrónica avanzada con geolocalización”, dice Ronchera.

Un hito que cambió la forma de hacer trámites notariales, así lo destaca la presidenta de la FRN, Valeria Ronchera.

Para la vocera el pronunciamiento de la corte de reconocer la tramitación a distancia con medios tecnológicos -siempre y cuando sea ocupado con bases de datos oficiales y gracias a la multijurisdicción- “resuelve el tema de la territorialidad”.

Sin embargo, Ronchera reconoce que la implementación de las nuevas tecnologías “ha sido de lento caminar y bastante complejo” sobre todo en notarios mayores.

Pese a estas dificultades, la vocera confirma que se ha avanzado. “Ya contamos con un canal importante de conexión. Tenemos en Santiago notarías que ya ofrecen este servicio”.

El funcionamiento

En el detalle, la vocera explica que el sistema de multijurisdicción permite que los documentos que se conectan a la red lleguen primero a un notario que se encuentra conectado para poder efectivamente autorizar las firmas electrónicas avanzadas y de manera online y casi en tiempo real. Luego de la revisión de un primer notario, el documento pasa a otro. Es un “formato asincrónico”, dice la vocera.

Ronchera, además, agrega que se pueden hacer todos los trámites de documentos privados que una notaría puede recibir, “salvo el pagaré o letra de cambio; todo lo demás que se pueda firmar, (incluidos) contratos que las partes puedan firmar a distancia, en diferentes lugares, que estén conectados y que tengan acceso a la red pueden realizarlo vía sistema”.

También destaca que, a nivel de trámites que realizan las inmobiliarias, ha existido un alza en la utilización de esta herramienta. “Se acortan los tiempos, y a las inmobiliarias les ha traído bastante beneficio en ese aspecto”, asegura.

La también notaria de la décima notaría de Santiago agrega que el sistema también entrega más seguridad, porque “nosotros tomamos la decisión de elevar los estándares de calidad, de seguridad, se transita con documentos que están encriptados en un sistema donde exigimos la firma electrónica avanzada con geolocalización” y ejemplifica que si es contrato de arriendo debe venir el certificado de dominio para que el notario pueda realmente recibir y hacer su examen jurídico.

El desafío de la IA

Con respecto a la irrupción tecnológica, Ronchera afirma que el país está atrasado en legislación relacionada a la Inteligencia Artificial. “Tenemos que prepararnos para el hoy y para lo que viene; hay que pensar jurídicamente. Los legisladores tienen que mirar hacia afuera para ver qué se está hablando de la IA generativa y cómo vamos nosotros a hacer fe pública respecto a eso”, plantea.

A modo de cierre, Ronchera destaca que a pesar de las diversas dificultades la institución notarial está en proceso de perfeccionamientos y cambios como con la reforma de notarios y conservadores que modifica el sistema de nombramientos que tramita el congreso. “Siempre hemos funcionado debidamente, entregamos efectivamente seguridad y certeza jurídica y económica, porque la economía del país pasa por nuestras oficinas, entonces, es importante comprender esto e ir hacia los cambios necesarios”, concluye.